Mise à jour de l'application de gestion des mémoires
Présentation de la nouvelle version de l'outil de gestion des mémoires de l'ISTOM — plus moderne, plus intuitive, et dotée de nouvelles fonctionnalités pour simplifier le travail des administrateurs.
Ancienne version : les limites
Pourquoi une mise à jour ?
  • Processus d'import lent et répétitif
  • Interface vieillissante, non alignée avec l'identité visuelle de l'ISTOM
  • Absence d'espace d'administration dédié
  • Pas de gestion des fichiers non associés
Ce que permettait l'ancienne version
L'ancienne application offrait une page de configuration permettant d'importer les mémoires de manière individuelle, un par un. Simple, mais peu adapté à des volumes importants.
Nouvelle version : une refonte complète
La nouvelle version de l'application a été mise aux couleurs du site officiel de l'ISTOM, offrant une expérience visuelle cohérente et professionnelle. L'interface a été entièrement repensée pour être plus claire et plus agréable à utiliser, aussi bien pour les étudiants que pour les administrateurs.
Design modernisé
Aligné avec la charte graphique de l'ISTOM
Espace administration
Un accès dédié aux gestionnaires du site
Nouvelles fonctionnalités
Import en masse, tableau de bord, fichiers orphelins
Le bouton « Gestion » : accès administrateur
Un accès réservé
Un bouton « Gestion » a été ajouté dans la navigation. Il est accessible uniquement aux administrateurs et donne accès à l'ensemble des outils de configuration et de supervision de l'application.
Ce que l'on trouve dans l'espace gestion
  • Tableau de bord avec indicateurs clés
  • Pages de configuration du site
  • Gestion des mémoires modifiables
  • Import individuel ou en masse
  • Gestion des fichiers orphelins
Le tableau de bord administrateur
Le tableau de bord offre une vue d'ensemble de l'état de la base de données des mémoires en un coup d'œil.
3
Indicateurs clés
Nombre total de mémoires, mémoires modifiables, fichiers orphelins
1
Accès rapide
Liens directs vers toutes les pages de configuration
∞
Logs disponibles
Historique des actions pour assurer la traçabilité

Les fichiers orphelins sont des fichiers PDF présents en base mais non encore associés à des informations — ils ne sont donc pas visibles par les utilisateurs sur le site.
Gestion des mémoires modifiables
La page « Mémoires modifiables » permet aux administrateurs d'apporter des corrections ou des compléments aux mémoires qui ont été :
Importés manuellement
Mémoires ajoutés un par un par un utilisateur, nécessitant parfois une mise à jour des informations.
Associés depuis les fichiers orphelins
Mémoires récemment liés à un fichier PDF, dont les métadonnées peuvent être complétées ou corrigées.
Ajouter un mémoire individuellement
Fonctionnalité conservée
Comme dans l'ancienne version, il est toujours possible d'ajouter un mémoire de manière individuelle via un formulaire dédié. Cette option reste utile pour les ajouts ponctuels ou les cas particuliers.
Informations à renseigner
  • Titre du mémoire
  • Nom et prénom de l'auteur
  • Année et promotion
  • Fichier PDF associé
Import en masse : la grande nouveauté
Pour faciliter l'ajout de nombreux mémoires en une seule opération, une fonctionnalité d'import en masse a été développée. Elle suit un processus en étapes guidées.

Point d'attention : La correspondance entre les fichiers PDF et les données Excel se fait sur la base du nom exact du fichier PDF. Il est impératif que le nom du fichier uploadé corresponde exactement à celui renseigné dans le fichier Excel.
Gestion des fichiers orphelins
Qu'est-ce qu'un fichier orphelin ?
Un fichier orphelin est un PDF stocké en base qui n'a pas encore pu être associé à ses informations (titre, auteur, commentaires). Il n'est donc pas visible par les utilisateurs.
Un système de suggestions intelligent
L'outil propose automatiquement des correspondances en comparant le nom et prénom de l'auteur présents dans la base avec ceux détectés dans le nom du fichier PDF. Un score de probabilité indique la fiabilité de la suggestion.
Actions disponibles
  • Consulter le score de correspondance
  • Prévisualiser le PDF via l'icône 👁
  • Associer le fichier en un clic
  • Modifier manuellement si besoin
En résumé : une application repensée
Interface modernisée
Alignée avec la charte graphique de l'ISTOM pour une expérience cohérente.
Espace admin sécurisé
Tableau de bord, logs et configuration accessibles aux seuls administrateurs.
Import en masse
Ajout de nombreux mémoires en une seule opération via PDF + fichier Excel.
Fichiers orphelins
Association intelligente des PDF non liés grâce au système de suggestions.